مدیریت منابع انسانی ۲

بخش اول: تجزیه و تحلیل و شرح شغل

ضرورت شرح شغل

قال امیرالمؤمنین (ع) : واجعل لکل انسان من خدمک عملا تاخذ به فانه احری الا یتواکلوا فی خدمتک » ⁽¹³⁾

(برای هریک از زیر دستان و کارکنان خود شغل و وظیفه ای خاص و مشخص تعیین کن، تا او را نسبت به همان کار مواخذه و بازپرسی کنی، زیرا این روش سزاوارتر است، تا اینکه کارهایت را به یکدیگر وا نگذارند.)

از این روایت بخوبی مشخص می شود که بایستی برای هر یک از نیروهای زیر دست یک کار مشخص همراه با حدود و ثغور آن تعیین کرد تا هم فرد بداند چه وظیفه ای برای وی در نظر گرفته شده است و هم مدیر بتواند نظارت خود را اعمال نماید. بدیهی است در صورت عدم واگذاری وظیفه ای خاص به فرد معین، تشویق و تنبیه میسر نخواهد شد، تمیز خادم و خائن از یکدیگر امکان پذیر نیست، مدیر نیز قادر نخواهد بود، میزان دستیابی به اهداف را پیش بینی نماید و در صورت بروز کاستی و اهمال در انجام وظیفه، هر یک از کارکنان تقصیر را به گردن دیگری می اندازد. این حالت می تواند به یک بحران اساسی در سازمان تبدیل شود چرا که کارها و وظایف معطل می ماند، متخلفین شناسایی و تنبیه نمی شوند، کارکنان فعال و موفق مورد شناسایی و تقدیر قرار نمی گیرند و پس از مدتی این کارکنان از تلاش و دلسوزی دست می کشند و در نتیجه کل سازمان با رکود و کم کاری روبرو گشته و احیانا با ورشکستگی مواجه خواهد شد.

فواید طراحی شغل

با توجه به حدیث فوق، تفکیک وظایف و واگذاری آن به فردی معین می تواند فواید زیادی به دنبال داشته باشد که نتیجه فوری و بلا واسطه آن عبارتند از:

1. تاخذ به: یعنی امکان مؤاخذه و بازپرسی و ارزیابی عملکرد شاغل را فراهم می کند بافراهم شدن این امکان، اقدامات و تبعات بعدی نیز فراهم می شود مثل تذکر و توجیه و هدایت و اصلاح معایب و...

2. احری الا یتواکلوا فی خدمتک: یعنی روشی شایسته است تا افراد انجام امور و وظایف را به همدیگر محول نکنند. احاله کارها به همدیگر و منتظر یکدیگر ماندن و انداختن مسئولیت یک کار به گردن دیگری، حداقل پیامد آن، به زمین ماندن کار و عدم اجرای فرامین و دستورات است و این حالت شایسته یک سازمان فعال و پویا و در خور یک مدیر موفق نیست.

شرایط احراز شغل

قال امام علی (ع) : «واجعل لراس کل امر من امورک راسا منهم لا یقهره کبیرها ولا یتشتت علیه کثیرها» ⁽¹⁴⁾

(برای هر یک از مشاغل و امور خود، فردی را بگمار که کارهای سنگین و زیاد، او را درمانده نسازد و کثرت کارها او را پریشان و خسته نکند.)

از این روایت از منظر مدیریت منابع انسانی نکات بسیار مفید و حائز اهمیتی را می توان برداشت کرد.

1. واگذاری مسئولیت هر یک از مشاغل به فرد خاص

تا مسئولیت سرپرستی آن را به عهده داشته باشد و در قبال آن پاسخگو باشد. بر اساس بخشی از حدیث که

می فرماید: «واجعل لراس کل امر من امورک راسا» ، ضرورت تقسیم کار و سازماندهی مشاغل نیز مستفاد می گردد.

2. تناسب و همسنخی شاغل با شغل

سفارش حضرت این است که فردی باید سرپرست شود که علاوه بر دارابودن ویژگی های عمومی شرایط احراز شغل، در مقابل عظمت و کثرت کارها عاجز نشده و قادر به احاطه و تسلط بر امور باشد.

3. تفکیک صحیح شغل

برداشت دیگری نیز از این روایت می توان داشت. و آن این است مشاغل باید بگونه ای تقسیم گردد که یک فرد معمولی قادر به انجام صحیح آن باشد یعنی نه آنقدر زیاد سخت باشد که فرد از انجام آن عاجز باشد «لایقهره کبیرها» و نه اینکه شغل اینقدر متنوع و گسترده باشد که فرد دچار تشتت و سر در گمی بشود «لا یتشتت علیه کثیرها» .

روشهای تجزیه و تحلیل و طراحی شغل

از سوی محققین و متفکرین علم مدیریت بویژه مدیریت منابع انسانی، روشهای متعددی برای تجزیه و تحلیل شغل پیشنهاد شده است که غالبا روشهایی مثل: مشاهده مستقیم، مصاحبه، پرسشنامه، مصاحبه گروهی، نشست با متخصصان، ثبت وقایع، پرسشنامه و تجزیه و تحلیل سمت را پیشنهاد می کنند. ولی بسیار جالب است که بدانیم روش واقعی تر و دقیق تری از سوی پیامبر بزرگوار اسلام حضرت محمد (ص) پیشنهاد شده است که می توان آن را: (روش مشارکتی تجزیه و تحلیل شغل) نامید. به این حدیث توجه فرمایید که چگونه پیامبر اسلام (ص) برای درک و تشخیص شرایط شغل، شخصا آستین ها را بالا می زدند و با شاغل در انجام کار شرکت می کردند، حتی سفارش می کردند در حضور من نحوه و کیفیت انجام شغلتان را تغییر ندهید و بخاطر حضور من تندتر یا کندتر فعالیت نکنید تا حضرتش در جریان شیوه انجام کار بطور واقعی قرار گیرند.

عن ابی عبدالله (ع) : قال: فی کتاب رسول الله: اذا استعملتم ما ملکت ایمانکم فی شی یشق علیهم فاعملوا معهم فیه. ⁽¹⁵⁾ (امام صادق علیه السلام فرمود: در نوشته ای از پیامبر (ص) آمده است که ایشان فرمودند: وقتی بنده خود را به کار بستید در چیزی که شاق و سنگین است با ایشان در آن کار کنید.)

به تجربه ثابت شده است که محققین و مدیرانی که از نزدیک و به طور مستقیم در جریان انجام کار نبوده اند درک صحیح و واقعی از آن شغل ندارند و هر فرد بنا به تجربه شخصی خود، یک شغل را مهمتر و یا سخت تر می داند. اگر طراح شغل بجای بررسی غیر مستقیم، مستقیما به تجربه آن کار بپردازد در طراحی شغل بهتر می تواند واقعیات را منعکس کند.

در ادامه این حدیث امام جعفر صادق (ع) می فرماید: «وقال و ان کان ابی لیامرهم فیقول کما انتم » ⁽¹⁶⁾ (و به تحقیق پدرم به کارگران فرمان می داد و می گفت: چنان باشید که هستید.) یعنی طبق روال طبیعی به کارتان ادامه دهید و تلاش زیادتر نکنید.

فیاتی فینظر: گاهی نیز می رفت و کارشان را از نزدیک می دید. چنانکه ملاحظه شد امام جعفر صادق (ع) می فرماید: علاوه بر توصیه به کارگران مبنی بر عدم تلاش بیشتر در حضور ایشان، عنایت داشتند که از نزدیک زحمات آنان را مشاهده نمایند که در حقیقت همان روش «مشاهده مستقیم » است.

واگذاری هر شغل به اهلش

«قال رسول الله (ص) : اذا اسدی الامر الی غیر اهله، فانتظر الساعة » ⁽¹⁷⁾

(هنگامی که کارها به دست غیر اهلش سپرده شود، منتظر پایان کار «قیامت » باش)

در خصوص واگذاری هر شغل به فرد مناسب آن شغل سفارشات زیادی در متون اسلامی مشاهده می شود و آیات قرآن نیز در این خصوص نازل شده است از جمله آیه معروف «لا ینال عهدی الظالمین » که چون بررسی آیات قرآنی مورد بحث ما نیست از آن می گذریم. این حدیث بخوبی نتایج واگذاری یک شغل به غیر اهلش را مجسم کرده است. در آنجا که می فرماید: (اگر چنین کاری صورت گیرد، منتظر برپایی قیامت باشید.)

این تعبیر حاکی از شدت نتایج سوء این عمل است و کنایه از بهم ریختگی امور، فشل شدن روند کار و بروز نابسامانی در امور است. اگر ما حالت طبیعت و انسانها به هنگام برپا شدن قیامت را مجسم کنیم (فرار مادر از طفل، حالت مستی پیدا کردن مردم، جابجا شدن فاصله زمین و خورشید و...) به وضعیت جامعه یا سازمانی که مشاغل آن به افراد نااهلش سپرده شود، پی خواهیم برد.